Énoncé sur la protection des renseignements personnels

La Société canadienne de recherches cliniques souscrit au principe de respect de la vie privée et de protection des renseignements personnels. De façon générale, les renseignements personnels englobent, sans toutefois s'y limiter, le nom, l'âge, l'adresse résidentielle et le numéro de téléphone, l'adresse de courrier électronique et le numéro d'identification. Ne figurent pas au chapitre des renseignements personnels le titre de poste, l'adresse professionnelle et les numéros de téléphone et de télécopieur professionnels.

À la Société canadienne de recherches cliniques, le traitement de l'information personnelle est conforme aux dix principes du Code type de l'Association canadienne de normalisation. La Société s'engage à protéger votre vie privée, que vous naviguiez dans le site en quête d'information ou que vous communiquiez directement avec elle. Vous avez le droit de connaître le type de renseignements personnels qu'elle collecte, ainsi que la façon dont elle le fait et dans quel but. Vous avez également le droit de refuser de lui transmettre des renseignements personnels.

Veuillez prendre connaissance du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels afin de savoir de quelle façon la Société gère vos renseignements personnels. Au fil de l'expansion de l'organisation, il se peut que ses pratiques en matière de respect de la vie privée changent. La Société canadienne de recherches cliniques vous informera alors de toute modification d'importance et devra obtenir votre consentement avant d'utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que les motifs pour lesquels ces renseignements ont été collectés à l'origine.

Quels types de renseignements la Société canadienne de recherches cliniques collecte-t-elle ?
La demande d'adhésion à la Société canadienne de recherches cliniques nécessite que vous indiquiez de l'information personnelle comme votre nom, vos coordonnées et votre date de naissance. Le cas échéant, on vous demandera des renseignements personnels particuliers, tels une preuve documentaire d'un changement de nom. Les renseignements personnels exacts et à jour, collectés à des fins précises, permettent à la Société d'améliorer ses services et de mieux répondre aux besoins de ses membres.

Les renseignements personnels demandés ne seront utilisés qu'aux fins indiquées initialement, votre consentement étant nécessaire pour les utiliser à d'autres fins.

De quelle façon la Société canadienne de recherches cliniques utilise-t-elle les renseignements collectés ?
À des fins d'exploitation interne :
Pour la Société canadienne de recherches cliniques, il importe d'être en mesure de communiquer avec les membres en temps opportun par diverses voies de communication. La communication avec les membres est fréquente s'agissant des activités de la Société et du versement de la cotisation annuelle. C'est pourquoi, elle doit disposer des coordonnées et de l'adresse de courrier électronique actuels. Tous les renseignements personnels qui lui sont transmis demeurent confidentiels, conformément au Code type de la CSA. Vous pouvez toutefois exiger que la correspondance soit envoyée à votre adresse professionnelle advenant que vous ne souhaitiez pas indiquer à la Société vos coordonnées résidentielles. La Société vérifie votre identité et vous range dans la catégorie de membres appropriée grâce à votre date de naissance. Elle peut également utiliser les renseignements personnels à d'autres fins, notamment à la détermination des caractéristiques démographiques des membres et à l'analyse statistique en vue de mettre sur pied des services qui répondront selon toute probabilité aux besoins des membres.

Divulgation à des tiers :
La Société canadienne de recherches cliniques peut dévoiler certains renseignements à des tiers qui organisent des activités d'éducation médicale continue, à des départements universitaires ou à des membres qui oeuvrent en recherche. Les renseignements ainsi divulgués comprennent le nom, l'adresse professionnelle et la spécialité; par contre, les numéros de téléphone et de télécopieur professionnels et l'adresse de courrier électronique ne sont pas dévoilés. En vertu de l'entente conclue avec ces organisations, l'utilisation des renseignements personnels est limitée aux usages approuvés. La Société canadienne de recherches cliniques ne vend, ni ne loue, les renseignements concernant ses membres à des organisations ou des personnes en télémarketing, à des courtiers de listes d'expédition, à des sociétés pharmaceutiques ou à des entreprises de fournitures médicales.

Au même titre que d'autres organisations, la Société canadienne de recherches cliniques retient les services d'entreprises externes quant à la prestation de services administratifs nécessitant l'accès aux renseignements personnels des membres. Les services de gestion documentaire, de traitement du paiement par carte de crédit et d'envoi postal et de distribution comptent au nombre de ces services. En outre, la Société canadienne de recherches cliniques transmet des données statistiques et d'autre information non personnelle à des médias, d'autres organisations médicales, des organismes gouvernementaux et à d'autres tiers. Ces renseignements ne permettent pas d'identifier qui que ce soit ou de révéler d'autres renseignements personnels.

Enfin, la Société canadienne de recherches cliniques peut divulguer des renseignements personnels lorsqu'elle est tenue de le faire en vertu de la loi ou lorsqu'elle doit protéger ses droits ou ses biens. Elle se réserve le droit d'informer les instances appropriées à sa guise lorsque des agissements lui paraissent illégaux ou contraires à ses lignes directrices.

De quelle façon la Société canadienne de recherches cliniques obtient-elle votre consentement à la collecte de renseignements personnels ?
La Société canadienne de recherches cliniques respecte votre droit à la vie privée. En vertu de ce principe, elle désire obtenir votre consentement toutes les fois qu'elle vous demande de l'information personnelle. Selon la nature de l'information voulue, votre consentement s'exprimera sur un formulaire, une lettre ou oralement, ou il sera implicite dans certains cas. Vous avez le droit de refuser d'accorder votre consentement si vous ne souhaitez pas que la Société collecte des renseignements personnels à votre sujet.

De quelle façon la Société canadienne de recherches cliniques protège-t-elle vos renseignements personnels ?
La Société canadienne de recherches cliniques s'engage à assurer la protection de vos renseignements personnels. Elle a adopté des mesures de sécurité pour protéger l'immeuble où elle opère, ses systèmes informatiques ainsi que ses dossiers contre l'accès et l'usage non autorisés. Les dispositifs de protection varient, notamment en fonction du caractère délicat de l'information en question, plus l'information est délicate, plus la protection est resserrée.

Au chapitre de l'équipement utilisé à cette fin, mentionnons des systèmes d'alarme dans l'immeuble, une clôture périphérique et la supervision ou la restriction de l'entrée dans l'immeuble. Les mesures organisationnelles comptent l'attribution d'une cote de sécurité et l'accès limité aux données. Les moyens technologiques comprennent le choix d'un mot de passe en vue d'utiliser les ordinateurs, le choix d'un mot de passe distinct pour accéder à la base de données, l'installation de coupe-feu et des logiciels qui détectent les virus et les tentatives d'intrusion.

De quelle façon pouvez-vous modifier ou mettre à jour les renseignements personnels à votre sujet dont dispose la Société canadienne de recherches cliniques ?
La Société canadienne de recherches cliniques s'efforce de mettre à jour vos renseignements personnels dans la mesure du possible. Disposer de renseignements exacts lui permet d'offrir les meilleurs services qui soient à ses membres. Dans cette optique, elle vous saurait gré de l'informer des changements d'adresse ou de nom. Si vous décelez des inexactitudes dans vos renseignements personnels, veuillez en informer la Société qui les modifiera selon vos directives.

C'est facile de mettre à jour vos renseignements personnels. Chaque année en janvier, la Société canadienne de recherches cliniques vous offre cette possibilité en vous faisant parvenir l'avis de cotisation annuelle. Vous avez ainsi le loisir d'indiquer toute inexactitude ou omission sur la fiche avant de la lui transmettre.

Par ailleurs, vous pouvez modifier vos renseignements personnels n'importe quand en communiquant avec :
La Société canadienne de recherches cliniques
774, promenade Echo
Ottawa (Ontario) K1S 5N8
Tél. : 613 730-6240
Téléc. : 613 730-1116
CÉ : csci@rcpsc.edu

Avez-vous des questions ou des préoccupations à propos du respect de votre vie privée ?
Vous avez le droit de remettre en question les pratiques de la Société quant à la protection de vos renseignements personnels. Si une inexactitude ou une omission s'est produite concernant vos renseignements personnels, la Société canadienne de recherches cliniques apportera le correctif nécessaire.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des problèmes quant au respect de la vie privée, de la confidentialité ou du traitement d'une demande d'information, veuillez communiquer avec le secrétariat aux coordonnées mentionnées plus haut.